Definición

1. • La FFVV debe aprender a gestionar su venta y para ello pueden ser útiles los sistemas expertos. Sin embargo, éstos serán adoptados únicamente si ayudan a que el vendedor mejore su remuneración y facilite su labor.
   

2. • Cumplido lo anterior y mediante la consolidación de la información, podemos contar con data valiosa que permite mejorar los elementos de la gestión de colocación y hacer más eficiente el ciclo de ventas.
   

3. • Además de las acciones propias de la venta, se deben planificar y desarrollar acciones que permitan mejorar la relación entre los vendedores y los compradores.
   

4. • Los sistemas de gestión de ventas son sistemas expertos que ayudan a los representantes de venta a gestionar el ciclo de ventas haciéndolo más eficientes y por tanto permitiendo que el representante incremente su efectividad.
   

5. • Con el análisis de la información agregada de los representantes, los supervisores y gerentes pueden tomar decisiones que permitan optimizar la gestión y mejorar aún más los resultados.
   

6. • Entre los sistemas más difundidos esta Sales Force y Sibel sales
   

Conceptos

1. • Ciclo de ventas: acciones que debe realizar un vendedor para poder concretar una venta. Esta suele incluir prospección, cotización, negociación, cierre de pedido, despacho, cobranza.
   

2. • Agenda: plan de trabajo diario del representante.
   

3. • Contactos: relación de contactos con los que cuenta para cerrar la venta.
   

4. • Actividades: son las actividades que debe realizar para concretar una venta como visitas o llamadas telefónicas.
   

5. • Oportunidades: son las oportunidades (cotizaciones) que el representante tiene en cartera. Estas oportunidades tienen estados (prospección, cotización, pedido, etc.) los cuales deben cambiar en el tiempo.
   

Funcionamiento de los sistemas

Los sistemas de gestión de ventas permiten el registro de todos los clientes y sus contactos, así como las actividades realizadas y oportunidades creadas. Con esta información el vendedor planifica de manera eficiente las actividades que deberá realizar.

Para que esto sea útil los representantes deben adquirir ciertos hábitos de uso.

1. 1)El día comienza en la noche: el representante debe, al término del día, documentar todos los hechos relevantes (modificación de contactos, actividades, oportunidades nuevas, avance de oportunidades) y luego planificar su siguiente día.
   

2. 2)La calidad de la información es vital para el buen funcionamiento del sistema, por eso el representante debe acostumbrarse a ser muy cuidadoso con esto.
   

3. 3)El artículo más preciado de un representante suele ser su agenda. Este sistema debe reemplazarla a largo plazo, por eso es importante fijar un plazo de uso de las mismas.
   

4. 4)El criterio de registro debe ser único: si bien los representantes deben registrar los hechos que los ayuden a mejorar su venta, los registros y sus criterios deben ser los mismos para todos para que la data agregada sea útil.
   

Etapas de la implementación

1) Diseño

2) Capacitación y carga

3) Uso

4) Uso correcto

5. 5)Motivación por actividad
   

1. 1)Diseño
   

El diseño del sistema consiste en el formateo del mismo de acuerdo a las características particulares de la empresa.

Debemos procurar que las modificaciones al sistema sean mínimas así como la data que será solicitada al representante. Esto ayudará en la implementación y disminuirá el costo de la misma.

Es importante involucrar en este desarrollo a algunos representantes de ventas, pues son ellos los que finalmente lo usarán. Sus aportes suelen ser muy valiosos y si son tomados en cuenta suelen convertirse en promotores del proyecto.

2. 2)Capacitación y carga
   

Diseñado el sistema, debemos colocar la información en él. Un buen modo es que los propios representantes lo hagan, pues permite que se familiaricen con el sistema y además limpien la información de los clientes con la que cuentan.

Es importante tomar en cuenta que estas actividades son adicionales y por tanto restringen la labor de ventas por lo que puede afectar los resultados.

3. 3)Uso
   

Esta etapa busca que los representantes usen el sistema y empiecen a crear el hábito de trabajar con él, es una etapa muy dura para los representantes pues tienen que cambiar malos hábitos adquiridos durante varios años.

En esta etapa la información agregada suele ser muy incoherente ya que los representantes no cuentan con los mismos criterios de registro de la data y aparecen algunas modificaciones que no se identificaron en el diseño del sistema.

4. 4)Uso correcto e información agregada
   

Con mucha supervisión y capacitación, luego de un tiempo los representantes adquieren los hábitos de uso y una correcta y única manera de consignar la información.

Solo cumplido el punto anterior podemos comenzar a analizar la data agregada y desarrollar indicadores que nos muestren la performance de nuestra fuerza de ventas.

5. 5)Motivación por gestión
   

Teniendo información agregada confiable podemos desarrollar un paquete de indicadores cruzados que permitan a los representantes, supervisores y gerentes ver de manera directa la performance individual y del equipo.

En este momento podemos desarrollar sistemas de remuneración que premien (no castiguen) la performance del vendedor.

Información obtenida

Esfuerzo

    Número de visitas realizadas   

    Número de clientes visitados

    Número de actividades realizadas

    Oportunidades creadas

    Cobertura

Efectividad

    Ventas cerradas

    Promedio por pedido

    Promedio de crédito

    Rentabilidad

    Mix de productos

    Etc.

Consideraciones

1. • Los sistemas de gestión de ventas no deben ser garrotes de los supervisores o jefes para utilizarlos contra los representantes, sino por el contrario son soportes que deben permitir mejorar la gestión del vendedor.
   

2. • Desarrollar una herramienta de estas características internamente puede ser un esfuerzo muy frustrante y poco eficiente. Es mejor incorporar herramientas desarrolladas especialmente diseñadas como salesforce o sibelsales las que incorporan las mejores prácticas de las mejores empresas de ventas.
   

3. • La implementación de estas herramientas es muy costosa en tiempo de la FFVV, software y hardware. Implementarla solo tiene sentido si los altos ejecutivos de la empresa, el gerente de ventas y los supervisores creen en ella.
   

4. • La utilización de estos sistemas implica la modificación de los hábitos de ventas de los representantes, por lo que su implementación puede tomar mucho tiempo.
   

5. • Los representantes de ventas guían sus acciones en buena medida por la remuneración, es por eso que debemos remunerar el uso de estos sistemas.